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生活知识|档案编号怎么编，人事档案四角号码( 四 )

小知识


1、装具要求 。
(1)采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料 。
(2) 购置合适的装订工具 。 比如用于装订“案卷” 的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子(4个以上) ， 以及剪刀、棉线、浆糊或胶水 。
用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等
用于起订书针的起订机
2、填写案卷或档案盒封面要求 。 立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印 ， 其他项目应用钢笔(上黑色墨水)按规定逐项填写清楚 ， 字迹工整、清晰 ， 也可以刻章盖印 。
3、案卷或文件装订要求 。 案卷或文件的装订主要是为了固定"件",使其便于保管和利用 。 在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理 。 文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行 。 须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物 ， 对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装 。 装订应结实整齐 ， 不压字 ， 不掉页 ， 不倒页 ， 不损坏文件 ， 不妨碍阅读 。 对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料 ， 应按照A4纸型的尺寸加以折叠 ， 尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外 。 对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料 ， 应将它们粘贴在A4纸上 。 空白纸张抽除 。
(1)单份文件装订 。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐 。 采用左上角装订的 ， 应将左、上侧对齐;采用左侧装订的 ， 应将左、下侧对齐 。 永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式 ， 如果文件页数多 ， 可以装在文件左侧的正中间 ， 如果文件很薄 ， 可以装在左上角 ， 也可采用缝纫机轧边等方式 ， 装订时以文件的左侧为装订边 。 30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订 ， 五页以下可用胶水粘贴左上角 。 10年期限的文件 ， 可不拆钉 ， 保持原貌 。 装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后);正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后);原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后);附件页数多 ， 也可各为一件;具有保存价值的文件处理单(指有领导签具意见)应与正文作为一件 ， 文件处理单在前 ， 文件在后;转发文与被转发文为一件(转发文在前 ， 被转发文在后);外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后);本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,但须排列在一起;会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订;报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式 ， 一册(本)作为一件 。 未装订的式样同一的表格 ， 以一定的单位(如部门或时间等)组合 ， 可装订在一起作为一件 ， 如先进审批表、工资审批表、统计年报等;介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时 ， 也可结合其它特征划分成若干件 。
(2)整卷装订的案卷 ， 装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐 。 文件纸张相差不大的(如学籍档案)应将右、下侧对齐;文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页 ， 可只对齐左侧、下侧 。 采用三孔一线的方法装订 ， 结头放在文件的底部、卷皮之内 。

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