2、件号即归档文件的排列顺序号 ， 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 。 分为“室编件号、馆编件号” 。 室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号 ， 每一件内编写页号 。 馆编件号是指归档文件移交进馆 ， 重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号 。 音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号 。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号 。 页号用阿拉伯数字标识 。 卷内文件各页按排列次序流水编号 ， 不应有空号 。
四、档案整理的质量要求:
(一)组合(卷)要求;以问题为主 ， 兼顾其它特征 ， 使文书材料之间的联系紧密 ， 分级适当 ， 问题单一 ， 类型鲜明 ， 年度不混 ， 保管期限准确 。
1、齐全完整 。 归档的文件材料应齐全完整 ， 一个问题的构件不能缺漏 ， 字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集 。 若底稿是直接在计算机上起草的打印件 ， 则一般只要收集发文稿纸与印件 ， 其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力 。 若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示 ， 应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档 。
2、分类科学 。 全宗内档案整理采用统一的分类方案 ， 分类层次清楚 ， 类、项、目概念明确 ， 并列的类别之间界限分明 ， 不互相交叉或重合 。
3、保持文件内在联系 。
A.时间联系 。 要求区分年度 ， 不同年度的文件不得混淆 ， 一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准 ， 据以判定文件所属年度 。 计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 ， 统一按签发日期(成文日期) ， 电报以发出日期 ， 判定文件所属年度 。 遇到某些特殊情况 ， 按以下原则处理:(1)跨年度的请示与批复、来文与复文 ， 放在复文年度;没有复文的 ， 放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的 ， 可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算 ， 放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算 ， 放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件 ， 放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件 ， 放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度 。 (2)按专门年度(如教学年度)形成的文件 ， 放在专门年度组卷 。 (3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期 ， 据以按年度合理归类 。 (4)临时性机构 ， 存在时间不长(两年以内) ， 文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档 。
B.来源联系 。 要求区分级别 ， 将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷 。 对有密切联系的上、下级文件 ， 如本单位的请示与上级机关的批复 ， 下属机关的请示与本单位的批复 ， 应与本单位的文件放在一起组卷 。
C.内容联系 。 要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系 。 党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等 ， 一般按问题进行组合 。 同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷 。 文电应合一组卷 。 单一问题的文件数量少时 ， 可将内容相近的其他问题的文件合并组卷 。 不同载体的文件材料 ， 如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目 ， 分别存放 ， 并在目录中加注说明 。 在按问题分类时 ， 文件归档应按其主要内容有规律地进行 ， 并保持连续性 ， 某个内容的文件在去年放入哪类中 ， 今年亦归入同一类中 ， 不要根据一时的需要随便更改 ， 以免给将来的查找利用带来不便 。
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