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生活知识|档案编号怎么编，人事档案四角号码( 六 )

小知识


归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项 。
1、 全宗号:是同级档案馆给立档单位编制的代号 。 由县档案馆统一确定 ， 未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写 。 如下图中的“11”是档案局的全宗号 。
2、年度:是指文件形成年度.以四位阿拉伯数字标注公元纪年 。 如“2007” 。
3、保管期限:是该归档文件保管期限标注 。 直接标明“永久” ， “30年(2008年以前为长期)” ， “10年(2008年以前为短期)” 。
4、件号:件号为文件的排列顺序号 。 件号又分为室编件号和馆编件号两种 。 室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号 。 归档文件依排列顺序从"1"开始逐件编号 ， 永久,30年,10年分别编顺序号 。 馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要 ， 机关档案室不用填 。
5、盒号:档案盒的排列顺序号 。
6、页数:每一份归档文件的页数 。
7、机构(问题):是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称 。 (我县这栏可以不填) 下图是已经填好的归档章样式:
(五)卷内文件或归档文件编目要求 ， 编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录 ， 编目应做到准确,全面,详细 ， 深入 ， 以适应档案管理现代化及计算机检索的需要 。 目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项 。 用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 (长297mm宽220mm) ， 我县统一印制成红色 。 各单位应在县档案局统一购置 ， 不能用白纸印 。 填写归档文件目录项目时.应使用耐久的书写材料进行填写 ， 且字迹必须工整 ， 美观 。 永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录 ， 目录要求一式五份 。 一份随同档案装入档案盒 ， 另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册 ， 以便查找和向档案馆移交之用 。 卷内文件目录放在卷首 ， 归档文件目录放置在归档文件的最前面 。 填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下: 卷内文件目录和归档文件目录样式如下:
(1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别:
一是卷内文件目录第一栏是顺序号 ， 卷内文书材料依其排列先后填写序号 ， 按照文件的合理排列 ， 要求一份文件对应一条目录 ， 一条目录对应一个顺序号 。 单份装订的案卷 ， 其卷内文书材料的件号应与顺序号一致 。 顺序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序 ， 第二卷数字不能相连;归档文件目录第一栏是件号 ， 填写室编件号 。 原则上一份文件编一个件号 ， 登录时占据一个栏目 。 批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件 ， 应看作是一份文件的两个部分 ， 只编一个件号;但请示、来函、附件、被批转(转发)文件的标题可以另外占行书写 。 同一份文件的不同稿本 ， 只编一个件号;重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号 ， 但可以分别占一行登录 。 件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制 ， 同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连 。
二是卷内文件目录第六栏是页号 ， 填写卷内每份文书材料的起始页号 ， 卷内最后一份文书材料应填写起止页号 ， 止号要与文件最后页的页码相符 。 每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写 。 归档文件目录第六栏是页数 ， 填写一件文件的总页数 ， 用于统计和核对 。 双面有字的记2面 ， 空白页不计数;来往文书、正本与定稿作为一件时 ， 应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数 。 为便于管理 ， 永久、30年保存的档案 ， 我县统一要求每件都编页号 ， 每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写 。 不管是页数还是页号 ， 页码的编写都是双面有字的记2面 ， 空白页不计数 。 以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角 ， 背面的左上角 ， 以件为单位整理的页码编在正面的右下角 ， 背面的左下角 ， 打印件已经编有页码的可不并再编 ， 有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写 。

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