函作为公文中惟一的一种平行文种， 其适用的范围相当广泛 。 在行文方向上， 不仅可以在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文， 其中包括上级机关或者下级机关行文 。 在适用的内容方面， 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外， 也可以向有关主管部门请求批准事项， 向上级机关询问具体事项， 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项， 以及上级机关催办下级机关有关事宜， 如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等 。 此外， 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正 。 不过这种情况并不多见 。
二、函的特点
（一）沟通性 。 函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题， 起着沟通作用， 充分显示平行文种的功能， 这是其他公文所不具备的特点 。
（二）灵活性 。 表现在两个方面：一是行文关系灵活 。 函是平行公文， 但是它除了平行行文外， 还可以向上行文或向下行文， 没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制 。 二是格式灵活， 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外， 其他一般函， 比较灵活自便， 也可以按照公文的格式及行文要求办 。 可以有文头版， 也可以没有文头版， 不编发文字号， 甚至可以不拟标题 。
（三）单一性 。 函的主体内容应该具备单一性的特点， 一份函只宜写一件事项 。
三、函的作用
“函”有下列三方面的作用：
(一)相互商洽工作 。 如调动干部， 联系参观、学习， 联系业务， 邀请参观指导…… 。
(二)询问和答复问题 。 如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复， 都是用“函”的形式 。
(三)向有关主管部门请求批准 。 如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的 。
四、函的分类 。
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分， 可以分为公函和便函两种 。 公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理 。 便函不属于正式公文， 没有公文格式要求， 甚至可以不要标题， 不用发文字号， 只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可 。
（二）按发文目的分 。 函可以分为发函和复函两种 。 发函即主动提出了公事事项所发出的函 。 复函则是为回复对方所发出的函 。
（三）另外， 从内容和用途上， 还可以分为商洽事宜函， 通知事宜函， 催办事宜函， 邀请函、请示答复事宜函， 转办函， 催办函， 报送材料函等等 。
五、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多， 从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性 。 主要介绍规范性公函的结构、内容和写法 。
公函由首部、正文和尾部三部分组成 。 其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部 。 主要包括标题、主送机关两个项目内容 。
1、标题 。 公函的标题一般有两种形式 。 一种是由发文机关名称、事由和文种构成 。 另一种是由事由和文种构成 。
2、主送机关 。 即受文并办理来函事项的机关单位， 于文首顶格写明全称或者规范化简称， 其后用冒号 。
（二）正文 。 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 。
1、开头 。 主要说明发函的缘由 。 一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容， 然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文 。 复函的缘由部分， 一般首先引叙来文的标题、发文字号， 然后再交代根据， 以说明发文的缘由 。
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